第一条 目的

为规范办公区钥匙管理，保障办公秩序、资产与信息安全，明确管理责任，方便日常工作，特制定本办法。

第二条 范围

本办法适用于晋商研究院行政办公区内所有房间钥匙的管理，包括但不限于：院长室、副院长室、办公室、研究室、资料室等。

第三条 原则

遵循“安全便利结合、分级分类管理、责任到人、规范交接”的原则。

第四条 保管与配发

1. 院长室、副院长室钥匙：日常主钥匙由个人保管。备用钥匙，由办公室封存，仅限应急情况经本人或其授权人同意后启用，并详细登记。

2. 资料室钥匙：由办公室负责管理。

3. 办公室钥匙：每位在室内办公人员配发本室钥匙一把，个人负责保管。备用钥匙由办公室统一保管，用于应急维修、保洁或人员忘带钥匙等情况，领用需登记。

4. 研究室钥匙：为便于科研人员灵活工作，原则上为研究室每位固定成员配发本室钥匙一把。研究院负责人和办公室负责人须掌握所有人员持钥情况，备用钥匙由办公室保管。

第五条 日常使用

1. 持钥人应妥善保管，随身携带，不得随意搁置在办公桌等公共场所。

2. 严禁将钥匙私自借予非本室人员或院外人员。

3. 最后离开办公室、研究室或资料室者，必须反锁房门。

第六条 钥匙配制

1. 所有钥匙的配制、复制、更换锁芯，统一由办公室负责。

2. 因工作需要或钥匙丢失申请配制，经部门负责人和办公室主任批准后，由行政部门安排专人处理。

3. 任何部门与个人严禁私自配制、更换锁具。

第七条 人员变动钥匙交接

1. 人员离职、调岗或不再需要某房间钥匙时，必须将原配钥匙交回办公室并办理书面交接手续。

2. 研究室人员变动，办公室更新持钥记录。

第八条 钥匙丢失处理

1. 发生钥匙丢失，责任人必须立即向办公室报告。

2. 办公室评估风险。若存在重大安全隐患，应立即报告馆领导，并安排更换锁具。更换费用由责任人承担。隐瞒不报者，从严处理。

第九条 违规处罚

1. 私自配制钥匙、将钥匙交予无关人员造成安全隐患或后果的，视情节给予警告、记过等处分，并追究相应经济及法律责任。

2. 因保管不善屡次丢失钥匙，或违反使用规定造成财产损失的，需承担赔偿责任，并给予通报批评。