第一条 为规范研究院（以下简称“本院”）各项经费的报销管理，提高资金使用效益，确保经费使用的合法性、合规性、合理性，保障科研、教学及日常工作的顺利开展，根据国家相关财经法规、上级主管部门及学校财务管理制度，结合本院实际，特制定本制度。
第二条 本制度适用于本院所有由学校下拨本院账户，并由本院负责管理的各类经费的报销业务。
第三条 经费使用与报销遵循以下原则：
1. 预算管理原则：所有经费支出须符合批准的预算范围及开支标准，无预算或超预算支出原则上不予报销。
2. 专款专用原则：各类经费必须严格按照批复的用途和范围使用，不得挤占、挪用、截留。
3. 真实合法原则：报销票据必须真实、合法、有效，内容完整，手续齐全，经济业务真实发生。
4. 勤俭节约原则：厉行节约，反对浪费，注重经济效益和社会效益。
5. 及时报销原则：经济业务发生后，经办人应及时办理报销手续，不得跨年度报销。
第四条 报销审批实行“经办人负责、项目负责人审核、研究院领导、校领导签字”的多级审批制度。
1. 经办人：对经济业务的真实性、票据的合法性及报销手续的完备性负直接责任。
2. 项目负责人：对经费支出的必要性、合规性及是否符合预算进行审核。
3. 研究院领导审批：单笔报销金额超过人民币X元（具体额度由研究院根据学校规定例如：5000元），经研究院院务会议审议通过后，由院长审批。校级项目经研究院领导签字后，根据学校规定找校领导及相关部门逐级签字。
第五条 基本报销流程：
1. 事前申请：对于大额支出、政府采购事项、出差、举办会议等，应按规定提前办理请示或备案手续。
2. 票据取得与整理：经办人取得合法合规的原始票据，按要求分类整理、粘贴。
3. 填写报销单：根据业务性质，准确填写相应的报销单据（如差旅费报销单、费用报销单、借款单等），注明经费来源（项目编号/名称）、事由、附件张数等。
4. 逐级审批签字：按第四条规定完成各级审批签字。
5. 财务审核与支付：将审批完备的报销单据提交至学校财务处指定窗口或系统进行审核，审核通过后办理支付。
第六条 差旅费：执行学校统一的差旅费报销标准。报销时需提供经过审批的出差申请、机票车票、住宿费发票、公务卡消费凭证等。市内交通、伙食补助等按学校标准执行。
第七条 会议费、培训费：举办或参加国内外学术会议、业务培训，需事先审批。报销时需提供会议通知、审批文件、费用明细清单及合规发票等。举办会议需符合学校关于会议规模、时长、开支标准的规定。
第八条 设备、材料购置费：
1. 政府采购：凡属学校规定的政府采购目录内的设备、大宗材料等，必须严格执行政府采购程序。
2. 报销凭证：报销时需提供购货合同（如需）、发票、验收单（设备需有固定资产入库单）、支付凭证等。
3. 基地、博物馆运行中涉及的专用设备维护耗材、展品维护材料等，参照此条执行。
第九条 出版、文献费：包括论文版面费、图书资料购置费、专利申请与维护费等。报销时需发票、合同相关材料、招标全套手续、采购清单（图书资料）等。
第十条 劳务费、咨询费：支付给临时聘请的专家、劳务报酬，以及支付给外单位人员的咨询费。须按学校规定标准发放，通过银行卡转账，并按规定代扣代缴个人所得税。报销时需提供领取人签字的发放表（含姓名、身份证号、单位、金额等）、相关证明文件（如咨询报告、工作量认定单）。
第十一条 办公用品：购买日常办公用品、打印耗材等。报销时遵照财务规定提供明细清单、发票及入库单等。
第十三条 基地、博物馆日常运行费：小型维修费、保洁费、宣传品制作费、科普活动物料费等。报销时遵照学校规定提供相关材料。
第十四条 科研创新团队建设相关费用：除上述相关费用外，严格按照学校规定执行。
第十五条 其他费用：未涵盖在上述范围内的合理必要支出，需事先征得研究院领导和财务部门同意后方可发生，报销时需提供充分依据。
第十六条 所有报销票据必须是国家税务机关或财政部门监制的合法有效票据，抬头应为学校全称，内容真实、完整（单位名称、日期、品名/项目、数量、单价、金额、开票人签章等齐全），大小写金额一致，无涂改挖补。电子发票需打印后报销，并承诺未重复报销。
第十七条 票据粘贴整齐，分类清晰，在报销单上注明附件张数及合计金额。原始票据不得跨项目混淆报销。
第十八条 因公确需借款的，按照学校要求须填写借款单，注明事由、预算项目、预计金额及还款时间，经审批后办理。
第十九条 业务办理完毕后，借款人应及时取得合规票据，在规定的期限内（一般为业务结束
后一个月内或学校规定时限）办理冲销报销手续，不得无故拖延。
第二十条 本院接受学校审计、财务、纪检监察等部门的监督检查，并定期或不定期进行内部自查。
第二十一条 所有报销经办人、审批人对经费使用的真实性、合法性、有效性负责。
第二十二条 本制度未尽事宜，按上级部门及学校最新相关财务管理规定执行。学校出台新规定时，以学校规定为准。
