票号对于账务管理十分重视。核算按照“旧管、新收、开除、实在”四柱清册设立。各票号账簿多至十几种,有万金账、流水账、总账、汇兑账、存款账、放款账、现银(钱)账、埠际往来账、浮账等。账簿登记要做到日结、月清、年总结。在总号与分号之间,由分号做出“月清”和“年总结”,按时报回总号。总号对各分号经营盈亏状况一目了然。票号向财东报告经营业绩,先由总号汇结各号年总结后,再加总号本身业务,综合编制成“清单”向财东报账。票号对账务管理的基本要求是“账账相符,账实相符,撇除死呆,不留虚浮”。票号账务管理严格,故对账房先生、帮账人员的选拔十分苛刻,一要人品好,二要脑筋灵,三要写字好,四要出手快。
“倍本”、“厚成”、“公座厚利”是晋商在财务管理中的创造,目的是用来扩大流动资金,提高企业经营实力。
所谓“倍本”,是在账期分红时,按股东股份比例,包括实物资本股和人身股所提留的一部分红利。这部分资金归个人所有,但留在企业参加周转使用,只付给利息不分红,借以扩大经营中的流动资本。还是为了这个目的,还规定东家的存款也存入本号,只支付利息,不参加分红。还有的以另一堂名作为“统事”存入。日升昌票号的“统事”有200多万两,它是东家在大帐期所分红利未提,作为“统事”存放在号中的。以“统事”名义存入的资金,一旦发生亏赔,用于冲抵损失,没有冲抵亏赔,其所得利息由东家与伙友共享,如果东家没有提取的红利不是存入“统事”而是号中普通存款,其存款利息归东家独享,伙友不得分肥。凡是进入票号的资本,不管哪种形式的资本,任何人不得抽走。一些票号原来的资本并不多,但由于提取“倍股”较多,有时副本比正本还要多出几倍。如大德通票号在1884年(光绪十年)改组时,有在中堂、保和堂、保元堂、既翁堂、九德堂这5家股东投资,每股5000两,货币资本股20股,合计正本资本10万两,历年倍本情况是:1892年(光绪十八年)每股倍本1500两,共倍本30000两,正本副本共计13万两;1896年(光绪二十二年)每股倍本500两,共倍本10000两,正本副本共计14万两;1900年(光绪二十六年)每股倍本1000两,共倍本20000两,正本副本共计16万两;1904年(光绪三十年)每股倍本1000两,共倍本20000两,正本副本共计18万两;1908年(光绪三十四年)每股倍本2000两,共倍本40000两,正本副本共计22万两,加上人力股倍本23650两,当时大德通票号实际资本达到25万两。[13]
“厚成”,是在年终结帐时,将应收帐款、现存资产予以一定折扣,使企业实际资产超过帐面资产,以增加自身积累。“公座厚利”是在帐期分红时,在财东银股和职工身股未分配之前先提取利润的一部分作为“公座”,以便“厚利”,相当于公积金。它与倍本的区别在于,倍本是在股东红利中提取,公座是在身股和财东银股分红前提取。这一些作法,都是为了在经营中尽可能扩大流动资本,确保流动资本的充足率,争取更多营利的办法。
三、对会计学的贡献
中国早期的复式记账法