总号大掌柜在每年终了，汇总各路业务数字，写出书面报告，向东家汇报。四年一个会计年度完毕进行财务决算，大掌柜要提出利润分配方案，同时进行人员考核，提出奖罚意见和员工晋升人身股的建议，与东家共同商定。
各分号之间以及分号与总号之间不断的业务信息的沟通和协调，使总号能及时掌握全国各地市场动态以及各分号的业务进行状况，而且能够把总号决策层的决策变成行动，同时各分号之间能够及时通报业务，协调配合，调度资金，实现“抽疲转快，酌盈济虚”。
允许普通员工顶身股，是晋商的特殊制度，这一制度产生于明代中期，比美国的期权制度早了400多年。当年晋商在与沿边（长城）商人合作纳粮中曾经通过合约实行“朋合营利”。 1567-1572年（明隆庆年间)，总理屯田都御史庞尚鹏的《清理延绥屯田疏》可以证明：“间有山西运商前来镇城，将巨资交与土商朋合营利，各私立契约，捐资本者，讨利若干，躬输纳者，分息若干，有无相资，劳逸共济。”后来演变为委托代理关系的所有权与经营权两权分离，并且给经理人员顶以股份，“有钱出钱，有力出力，出钱者为股东，出力者为伙计，东伙共而商之。”人身股是晋商人力资源管理的核心，是晋商称雄商界500多年的“秘密武器”
所谓身股，又称人力股。拥有身股，称为顶身股，顶人力股，或者顶生意。这一制度的主要内容是：
第一，顶人身股的条件。根据史料，山西商人的人身股不是每个职工都能得到的待遇。按商号惯例，员工初入商号，仅享受薪金、衣资、号中伙食等待遇，但随着年资的增长，便会具有顶身股的资格。一般而言，待服务一二十年，无甚过错，薪金增至一定程度，约“可得七八十两时，则有资格顶身股一二厘了”。[17]顶身股资格的获得，既无特殊要求，也无名额比例，只要忠实敬业，不犯过错，待服务至一定年限，人人都有顶身股的机会。例如，大德通票号的分红账，即可反映这一状况。据1889年（光绪十五年)分红帐记载：1885—1889年（光绪十一至十五年)帐期共获余利24723.03两。参与分红股份共29.7股，每股分红850两。其中银股20股，分属乔中堂等5个股东，人身股9.7股，分属马培德等23名职员，其中有3名是已去世的职工，人身股总俸数不及银股的1/2；到1905－1908年（光绪三十一年至三十四年）账期，获利743545.25两，银股和人身股共计43.95股参与分红，其中，资本股仍为20股，仍分属5个股东，而人身股却增至23.35股，顶股职员为57人。这样，不仅人身股俸数及其持有者增加一倍有余，而且，参与分红的人身股俸数超过了银股的俸数，即在利润的分配上，劳动力所分割的份额，超过了资本分割的份额。[18]可见，顶身股制度的实施，有利于广大商号员工，也正由于此，极大地调动了员工的积极性，大大减少了因员工失职而造成的损失。
